(A fondo pagina: Modelli da personalizzare in caso di richiesta di uso del cellulare personale)

Il cellulare personale non è uno strumento di lavoro - La deriva dei Collegi Docenti "digitali" e delle email istituzionali con l'autenticazione a due fattori
Si sta diffondendo nelle scuole italiane una pratica che molti Dirigenti Scolastici danno ormai per scontata, ma che non ha alcun fondamento normativo: l'obbligo per i Docenti di utilizzare il proprio smartphone personale per scopi di servizio.
Che si tratti di firmare la presenza durante un Collegio Docenti tramite QR Code o di accedere alla posta istituzionale tramite l'autenticazione a due fattori (2FA), la domanda resta la stessa: può il datore di lavoro imporre l'uso di un bene privato per l'esercizio delle funzioni pubbliche?

COLLEGI DOCENTI
La firma con QR Code e il controllo della presenza
Sempre più spesso, all’ingresso delle assemblee collegiali, compaiono cartelli con codici QR da inquadrare per registrare la propria partecipazione. Una procedura snella, certo, ma che nasconde un'insidia: il Docente viene obbligato a possedere uno smartphone moderno, una connessione dati attiva a proprie spese e a volte un’applicazione specifica.
Il Docente è tenuto a garantire la propria presenza e la propria firma, ma non è tenuto a possedere un dispositivo mobile. Se un Insegnante si presentasse in Collegio con un vecchio telefono cellulare privo di fotocamera o senza connessione internet, il Dirigente sarebbe comunque obbligato a garantirgli la possibilità di firmare tramite registri cartacei o dispositivi forniti dall'amministrazione.
Quindi, se la scuola decide di usare mezzi come un QR Code per confermare la presenza ad un Collegio Docenti e non mette a disposizione gli strumenti per farlo, deve obbligatoriamente consentire anche a chi non vuole usare il cellulare personale di firmare a penna su un foglio predisposto.

EMAIL ISTITUZIONALE
Il nodo dell'email e dell'autenticazione a due fattori
Il problema si è aggravato nel corso del 2025 con l'irrigidimento delle misure di sicurezza informatica. Per accedere all'email istituzionale o ai portali del Ministero, è spesso richiesta l'autenticazione tramite SMS o app dedicate (come l'invio di notifiche push).
Il paradosso è servito: l'amministrazione richiede un alto livello di sicurezza, ma invece di fornire ai dipendenti i mezzi necessari (token fisici o smartphone di servizio), scarica l'onere e il rischio sulla proprietà privata del lavoratore. Ricordiamo che l'uso del cellulare personale espone il Docente a potenziali problemi di privacy e sicurezza dei dati, oltre a creare una confusione permanente tra tempo di vita e tempo di lavoro.
Bisogna quindi opporsi all'accesso all'email istituzionale con l'obbligo di autenticazione a due fattori fin tanto che la scuola non fornirà gli strumenti necessari ad effettuare tale autenticazione senza costi per i dipendenti. E in caso di abusi da parte dei Dirigenti, si invierà una comunicazione di esclusione di responsabilità per impossibilità di accesso all'email istituzionale.

GRUPPI WHATSAPP
La fine della vita privata
Tralasciamo quello che significa fare parte di un gruppo WhatsApp per quel che riguarda la “fine” del tempo libero e delle pause dal lavoro ed esaminiamo il valore di eventuali convocazioni o documentazione inviate tramite questo canale.
L’applicazione è stata pensata come messaggistica privata e non per fini istituzionali: non sussistono strumenti di protezione e protocolli tali che possono garantire la sicurezza e la privacy delle comunicazioni che si svolgono in loco e i numeri di telefono personali sono privati e comunicati alla scuola solo per fini istituzionali.
Le comunicazioni ufficiali legittime passano per il registro elettronico e per il sito web della scuola, non per applicazioni di messaggistica privata.
Allo stato attuale non risultano essere in vigore delle disposizioni che consentano di utilizzare applicazioni di messaggistica istantanea, proprio come WhatsApp in sostituzione degli adempimenti previsti dalla legge. Ogni comunicazione ufficiale inviata tramite messagistica privata non ha nessun valore.

Diritto alla disconnessione
Troviamo tale definizione a partire dal CCNL 2018/2019, nel CCNL 2022/2024 la troviamo all’art. 11, comma 4 c8. L’articolo in questione dice che sono oggetto di contrattazione collettiva integrativa, a livello di istituzione scolastica ed educativa, i criteri generali per l’utilizzo di strumentazioni tecnologiche di lavoro in orario diverso da quello di servizio, al fine di una maggiore conciliazione tra vita lavorativa e vita familiare (diritto alla disconnessione).
Questo vuol dire che il comparto istruzione sarà l’unico comparto in cui i dipendenti, in questo caso i Docenti, potranno essere costretti ad utilizzare strumenti tecnologici al di fuori dell’orario di servizio e senza alcun compenso; a ciò si aggiunga inoltre, che, essendo demandata l’individuazione dei criteri alla contrattazione d’Istituto, ogni scuola fisserà criteri diversi, cagionando così grave disparità tra i Docenti.
Per fortuna ciò è inapplicabile, in quanto, presuppone che l’amministrazione doti tutti i Docenti di cellulare e connessione gratis ad internet.
Per tali ragioni, se ad un Dirigente venisse la splendida idea di voler inserire nella contrattazione di istituto fasce orarie in cui essere reperibili al cellulare o anche l'obbligo di controllare le email di domentica, non si vede altra soluzione che inserire nella contrattazione d’Istituto la seguente dicitura: “I criteri alla connessione saranno opponibili ai docenti solo quando i medesimi saranno dotati di strumenti tecnologici con connessione ad Internet e sarà quantificato il relativo compenso orario”.
Infatti, come vedremo successivamente, non si può pretendere che i Docenti adoperino strumenti personali per lavoro, figuriamoci fuori dall’orario di servizio.

Cosa dice la normativa
Non esiste alcuna legge o clausola del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca che obblighi il dipendente all'acquisto o all'uso di strumenti tecnologici personali per il lavoro. Al contrario, l'art. 77 del D.lgs. n. 81/2008 stabilisce che il datore di lavoro deve fornire ai lavoratori tutti i dispositivi necessari per l'adempimento delle prestazioni lavorative. Questo principio, consolidato nella giurisprudenza di legittimità, si estende a tutti gli strumenti indispensabili per l'espletamento delle funzioni, inclusi quelli tecnologici.
Inoltre, la Corte di Cassazione ha più volte ribadito che l'uso di beni propri per fini aziendali può avvenire solo su base volontaria e, in molti casi, deve prevedere un ristoro economico.
- Legge 18 giugno 2009, n. 69 (Art. 32): Sancisce che la pubblicazione online sui siti istituzionali assolve agli obblighi di pubblicità legale, rendendo la pubblicazione sul sito web a tutti gli effetti una notifica valida.
- D.lgs. 30 marzo 2001, n. 165 (Art. 5): Riconosce alle circolari interne del Dirigente Scolastico il potere organizzativo anche se dematerializzate, quindi anche se pubblicate sul sito web dell'Istituo o sul registro elettronico, e l'obbligo di presa visione (firmata) per il personale.
- D.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (Decreto Trasparenza): Impone la trasparenza e l'accessibilità dei dati, rendendo il sito web il canale principale per la diffusione delle informazioni pubbliche.

La posizione di "Insegnanti Liberi"
Noi crediamo che la digitalizzazione della scuola sia un processo inevitabile, ma deve essere supportata da investimenti strutturali, non dalla "buona volontà" (o dalla sottomissione) dei Docenti. Obbligare un Insegnante a usare il cellulare per firmare un verbale o leggere una circolare è un atto di prevaricazione amministrativa.

I consigli pratici per i docenti
- Diritto alla disconnessione: Il cellulare personale è un bene privato. Avete il diritto di lasciarlo spento o nello zaino durante l'orario di lavoro e di non essere reperibili al termine del vostro orario di servizio.
- Richiesta di strumenti: Se il Dirigente impone l'uso di App o QR Code, il docente può formalmente richiedere la fornitura di un dispositivo di servizio o, in alternativa, una modalità di firma analogica.
- No ai gruppi WhatsApp istituzionali: Ricordiamo che le comunicazioni ufficiali passano per il sito web dell'Istituto, il registro elettronico e l'email istituzionale, non per applicazioni di messaggistica privata.
Difendere il confine tra lo smartphone personale e il registro di classe significa difendere la professionalità Docente da un'invasione digitale che non conosce più limiti.

MODELLI

- ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ PER IMPOSSIBILITÀ DI ACCESSO ALLA EMAIL ISTITUZIONALE

- ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ PER IMPOSSIBILITÀ DI CERTIFICAZIONE DELLA PRESENZA AL COLLEGIO DOCENTI